Eén factuurregel per medewerker bij meerdere projecten

Use case
Wanneer er een factuur wordt aangemaakt in TimeChimp, worden uren, onkosten en kilometers altijd per project als aparte regels weergegeven op de factuur. Dit gebeurt ook wanneer in de factuurinstellingen wordt gekozen voor bijvoorbeeld “Omschrijving per medewerker”.

De gekozen instelling bepaalt alleen welke tekst op de factuurregel wordt getoond (bijvoorbeeld de naam van de medewerker, de projectnaam of een gedetailleerde omschrijving), maar niet hoe de regels worden gegroepeerd. Daardoor ontstaan er meerdere regels voor dezelfde medewerker wanneer diegene op meerdere projecten heeft gewerkt.

Voorbeeldsituatie
Een medewerker schrijft in één maand uren op meerdere projecten, bijvoorbeeld:

• Project Website redesign

• Project Marketingcampagne Q2

• Project Interne ontwikkeling

Op de factuur worden deze uren vervolgens als losse regels weergegeven per project, ook als de omschrijving op medewerker staat.

Gewenste situatie
In sommige gevallen is het wenselijk om de factuur eenvoudiger en overzichtelijker te houden door alle gewerkte uren van een medewerker samen te voegen tot één regel op de factuur, ongeacht op hoeveel projecten er is gewerkt.

Voorbeeld van de gewenste weergave:

• Sanne de Vries — 38 uur (+ eventuele kosten op dezelfde regel)

• Mark van den Berg — 12 uur (+ eventuele kosten op dezelfde regel)

Waarom dit nuttig is

• Overzichtelijkere facturen voor klanten

• Minder factuurregels bij organisaties waar medewerkers op meerdere projecten schrijven

• Facturen sluiten beter aan op afspraken waarbij per medewerker wordt gefactureerd in plaats van per project

Huidige workaround
Op dit moment kan dit alleen worden bereikt door:

• per factuur één project te selecteren, of

• helemaal niet met projecten te werken.

In situaties waar één factuur meerdere projecten moet bevatten, maar toch één regel per medewerker gewenst is, bestaat deze mogelijkheid momenteel niet.

Wat we dus toegevoegd zouden willen hebben
Een extra factuurinstelling om factuurregels te groeperen per medewerker (ongeacht project) wanneer een factuur meerdere projecten bevat. Dit zou gebruikers meer flexibiliteit geven in hoe facturen worden opgebouwd en gepresenteerd aan klanten.